Informace o zpracování osobních údajů v rámci administrace Fondů EHP/Norska 2014-2021

Pravidla zpracování osobních údajů se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Obecné nařízení“).

Osobní údaje jsou zpracovávány zabezpečeným elektronickým způsobem, popř. manuálním způsobem výhradně pro účely poskytování dotace/finančních prostředků a provádění činností spojených s administrací vykonávanou v souvislosti s poskytnutím dotace/finančních prostředků.

Uvedení osobních údajů je nezbytné pro dodržení požadavků, které plynou z právního rámce Fondů EHP/Norska 2014-2021 a právních předpisů na úrovni ČR a EU. Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné. Jejich neposkytnutí může mít za následek nemožnost čerpat prostředky z Fondů EHP/Norska 2014-2021. Osobní údaje mohou být předávány nebo zpřístupňovány pouze osobám, institucím či orgánům, kterým takové právo plyne z právních předpisů.

I. Správce a pověřenec pro ochranu osobních údajů

Ministerstvo financí, Letenská 15, 118 10 Praha 1, IČ: 00006947 (dále jen „správce“).

Kontakt na osobu pověřence pro ochranu osobních údajů je možné nalézt na internetových stránkách Ministerstva financí:

https://www.mfcr.cz/cs/o-ministerstvu/sluzby-verejnosti/informace-o-zpracovani-osobnich-udaju

Osobní údaje jsou dále poskytovány subjektům, které se podílejí na hodnocení žádostí o grant, správci IS CEDR, ve kterém jsou administrovány žádosti o grant a projekty, příp. jiným orgánům, které se podílejí na administraci Fondů EHP/Norska 2014-2020.

II. Rozsah zpracování osobních údajů a právní základ zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovány v rozsahu, v jakém je žadatel nebo příjemce, příp. jiný subjekt údajů (dále jen „subjekt údajů“) správci poskytl za účelem administrace Fondů EHP/Norska 2014-2021, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se správcem, nebo s platnými právními předpisy či k plnění zákonných povinností správce.

Osobní údaje se zpracovávají ke stanovenému účelu na základě Nařízení o implementaci FM EHP/Norska 2014-2021 (dále jen „Nařízení“).

III. Zdroje osobních údajů

• přímo od subjektů údajů
• veřejně přístupné rejstříky, seznamy a evidence
• veškeré údaje pro potřeby administrace projektů dodané datovou schránkou, poštou, osobně nebo jiným způsobem

IV. Kategorie osobních údajů, které jsou předmětem zpracování

• kontaktní údaje (např. jméno, příjmení, titul, rodné číslo/datum narození, adresa, telefonní číslo, email atd.)
• platební údaje (např. bankovní spojení)
• další osobní údaje nezbytné pro zpracování žádostí o grant nebo pro plnění povinností dle právního aktu o přidělení finančních prostředků

V. Kategorie subjektů údajů

• žadatelé/příjemci a jejich partneři
• třetí osoby, které jsou nepřímými příjemci grantu/partnery projektů (zaměstnanci, jednatelé, společníci, jiné osoby účastnící se projektů apod.)
• zaměstnanci institucí, které se podílejí na administraci Fondů EHP/Norska 2014-2021 (např. partneři programů)
• dodavatelé služeb a jejich zaměstnanci
• externí hodnotitelé
• členové hodnoticích komisí
• jiné osoby, které jsou ve smluvním vztahu ke správci/příjemci grantu/partnerovi projektu
• jiné osoby, které se na správce obrátí s dotazem, stížností

VI. Účel zpracování osobních údajů

• zpracování žádostí o grant
• hodnocení žádostí o grant
• plnění povinností dle právního aktu o přidělení finančních prostředků
• schvalování zpráv o projektu a žádostí o platbu
• plnění zákonných povinností ze strany správce
• plnění smluvních povinností

VII. Kategorie příjemců osobních údajů

• státní a jiné orgány, které se podílejí na administraci Fondů EHP/Norska 2014-2021
• státní a jiné orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy (Národní kontrolní úřad, orgány činné v trestním řízení apod.)
• správci informačních systémů, se kterými správce pracuje nebo na které je napojen
• externí hodnotitelé v rámci hodnocení žádostí o grant

Výčet příjemců osobních údajů není taxativní. Nad rámec uvedeného je možné, v případě existence příslušného zákonného důvodu nebo při nutnosti zajistit důležité cíle obecného veřejného zájmu, předání osobních údajů také jiným subjektům.

VIII. Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Ke zpracování osobních údajů dochází automatizovaně popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů. Automatizované zpracování probíhá v informačních systémech správce nebo v informačních systémech jeho zpracovatelů.

Za účelem bezpečného zpracování osobních údajů přijal správce technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, dodržují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

Zaměstnanci správce podílející se na administraci Fondů EHP/Norska 2014-2021 a další osoby, které v rámci plnění svých povinností přichází do styku s osobními údaji v rozsahu potřebném k účelu zpracování, jsou povinni zachovávat mlčenlivost a dodržovat bezpečnostní opatření.

IX. Doba zpracování osobních údajů

Veškeré osobní údaje zpracovávané v souvislosti s administrací Fondů EHP/Norska 2014-2021 se uchovávají v listinné či elektronické podobě v souladu s Nařízením a příslušnými právními předpisy ČR. V případě, že osobní údaje souvisejí s konkrétním projektem, uchovávají se dle Nařízení po dobu deseti let od 1. 1. roku následujícího po schválení závěrečné zprávy o projektu, minimálně však do roku 31. 12. 2030. Po uplynutí doby zpracování osobních údajů dochází k jejich skartaci.

X. Poučení

Správce zpracovává osobní údaje subjektů údajů v souladu s čl. 6 odst. 1 Obecného nařízení, konkrétně zpracování nezbytné pro plnění smlouvy nebo plnění právní povinnosti.

XI. Práva subjektů údajů

Kdykoliv v průběhu zpracování osobních údajů mohou subjekty údajů využít následujících práv, umožňuje-li to v konkrétním případě platné právo:

• právo na přístup k osobním údajům
• právo na opravu a doplnění osobních údajů v případě, že subjekt údajů zjistí, že jsou o něm zpracovávány nesprávné nebo nepřesné osobní údaje;
• právo na výmaz osobních údajů. Subjekt údajů může požadovat vymazání osobních údajů, pouze pokud bude dosažen účel, pro který byly zpracovány;
• právo na omezení zpracování;
• právo na přenositelnost údajů;
• právo vznést námitku proti zpracování;
• právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování, vč. profilování.

Kromě uvedených práv mají subjekty údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n.